(495)508-95-95 ул.Циолковского, д.27, 1 этаж
СБЕРБАНК. Всегда рядом.

Аренда нежилых помещений у физлица. Что нужно знать бухгалтеру.

Аренда нежилого помещения у физлица. Что нужно знать бухгалтеру.


Тот факт, что нежилое помещение арендуется у "физика"- собственника (не являющегося предпринимателем), зачастую приводит в замешательство бухгалтеров фирм-арендаторов. Разбераем основные вопросы, которые возникают в такой ситуации.

Договор аренды нежилого помещения с физлицом какой-то особенный?

Самый что ни на есть обычный. Не забудьте прописать в договоре:
- данные, позволяющие точно идентифицировать арендуемое помещение, в частности его точный адрес, месторасположение в здании (этаж, номер комнаты), а также площадь помещения;
- размер, порядок и сроки внесения арендной платы. При этом про НДС упоминать не надо. Ведь "физик" – не предприниматель, не является плательщиком этого налога, следовательно, НДС в арендную плату не входит.
Без этих условий договор аренды нежилого помещения будет считаться незаключенным.
Если договор аренды заключен без указания конкретного срока, то договор считается заключенным на неопределенное время.

СОВЕТ

Перед тем как подписать договор аренды с физлицом, имеет смысл убедиться в том, что:
- именно он является собственником сдаваемого помещения;
- помещение имеет статус нежилого. Ведь налоговики при проверке могут исключить из "прибыльных" расходов компании платежи за аренду жилого помещения, если оно используется не по назначению.
Для этого попросите будущего арендодателя показать вам свидетельство о собственности на сдаваемое нежилое помещение, а еще лучше - свежую выписку из ЕГРП. Так вы точно будете знать, что недвижимость принадлежит именно ему.

Может ли фирма оплачивать аренду помещения физлицу наличными?

Да, вполне. В этом случае арендодателю "наличная" арендная плата передается после предъявления им паспорта через кассу организации по расходному кассовому ордеру. Лимит расчетов наличными (100 000 руб. по одному договору) на расчеты между организациями и гражданами не распространяется.
Но конечно же, организации удобнее перечислять арендную плату безналично. Поэтому имеет смысл убедить гражданина-арендодателя открыть какой-нибудь счет, хотя бы завести сберкнижку. Ведь это минутное дело.

СОВЕТУЕМ ФИЗЛИЦУ-АРЕНДОДАТЕЛЮ

Перед открытием какого-либо счета в банке гражданину имеет смысл поинтересоваться, какова будет комиссия за снятие денег, поступивших к нему от организаций. В некоторых банках ее размер довольно велик.

Как без лишних проблем учесть в расходах коммунальные услуги?

Для этого нужно, чтобы коммуналка была включена в состав арендной платы за помещение. Это можно оформить двумя способами.
СПОСОБ 1. Коммунальные платежи - невыделенная (фиксированная) часть арендной платы. В этом случае условие о размере платы формулируется в договоре примерно так:
"Арендная плата за аренду указанного нежилого помещения устанавливается в размере ___ руб. и включает
стоимость потребляемых Арендатором коммунальных услуг".

Однако этот вариант может не устроить арендодателя. Ведь величина коммуналки зависит от объема фактического потребления воды, электроэнергии и других ресурсов. Соответственно, предугадать эти расходы заранее нельзя. А корректировать размер арендной платы по общему правилу можно не чаще одного раза в год.
СПОСОБ 2. Коммунальные платежи - это переменная часть арендной платы. Тогда условие об арендной плате может звучать, к примеру, так:
"Арендная плата за аренду указанного нежилого помещения устанавливается в виде фиксированной части в
размере _______ руб. за месяц и переменной части в размере
стоимости коммунальных услуг, потребленных Арендатором за этот
период. Сумма переменной части определяется по данным приборов
учета, установленных в арендуемом нежилом помещении, а также на
основании счетов коммунальных служб и оплачивается на основании
предъявленных Арендодателем копий счетов за коммунальные
услуги".

При таком варианте изменение общей величины арендных платежей не будет считаться изменением арендной платы.
И при одном, и при другом способе вся сумма арендной платы (как фиксированная, так и переменная) является оплатой услуг арендодателя по предоставлению помещения в аренду. Поэтому организация (в том числе применяющая упрощенку) может полностью учесть арендную плату в расходах. При таком варианте изменение общей величины арендных платежей не будет считаться изменением арендной платы.

Является ли фирма налоговым агентом по НДФЛ при оплате аренды физлицу?

Да. С выплаченной арендной платы организация должна исчислять, удерживать и перечислять НДФЛ, также необходимо завести на арендодателя карточку учета доходов и подавать на него справки 2-НДФЛ.
Перекладывать обязанность по уплате НДФЛ на гражданина вы не вправе. Условие договора (или дополнительного соглашения к нему), согласно которому эта обязанность возлагается на физлицо, будет считаться ничтожным.
И еще: профессиональный налоговый вычет по доходам от аренды нежилого помещения физлицу не положен.

Если фирма арендует помещение у своего же директора, можно ли установить минимальную арендную плату?

Можно. Хотя организация и ее директор признаются взаимозависимыми лицами, бояться ни тому ни другому нечего. Во-первых, эта сделка вряд ли попадет в разряд контролируемых по стоимостному критерию, ведь он поистине гигантский. Во-вторых, даже если сделка вдруг окажется контролируемой, налоговики не смогут доначислить:
- НДФЛ директору, поскольку он не зарегистрирован как ИП;
- налог на прибыль компании, ведь она никоим образом не завышает свои расходы.
* * *
В заключение хотим напомнить вот о чем. Если физлицо-арендодатель через какое-то время зарегистрируется в качестве ИП, то вам не нужно будет больше удерживать НДФЛ. Однако о своем новом статусе арендодатель должен сообщить сам - арендатор следить за этим не обязан.

ЧИТАТЬ ДРУГИЕ СТАТЬИ